Triển khai phòng họp hội nghị trực tuyến

Để thiết kế lắp đặt một phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp, cơ quan cần sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến để tạo ra những phòng hợp trực tuyến tại các điểm. Tùy yêu cầu và quy mô của phòng họp trực tuyến sẽ có thiết kế và lắp đặt thiết bị khác nhau.

Doanh nghiệp đang băn khoăn không biết xây dựng và triển khai phòng họp trực tuyến thế nào, bao gồm những thành phần gì. Về cơ bản thì một phòng họp bao gồm các thành phần như bộ thiết bị họp bao gồm mic, camera, loa, máy tính, màn hình tivi hoặc máy chiếu, màn ghép. Ngoài ra phòng họp sẽ cần kênh truyền internet tốc đổ đảm bảo để kết nối tới server quốc tế hoặc server tại trong nước. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể từng thành phần một của phòng họp hội nghị trực tuyến.

Thiết bị phòng họp trực tuyến

1. Bộ thiết bị họp trực tuyến:

Khi mua một hệ thống phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm:

Codec : Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền.
Camera – Thu tín hiệu hình ảnh.
Microphone – Thu tín hiệu âm thanh.
Remote – Điều khiển từ xa
Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm

Trong một số trường hợp sẽ cần trang bị thêm MCU (Multi Control Unit).

2. Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. Để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

3. Màn hình hiển thị:

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu…

4. Một số thiết bị hỗ trợ:

Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ.

Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt

Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng mô hình phù hợp. Có hai mô hình chính là site to site (mô hình chỉ kết nối hai điểm) và Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).

Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư

Xác định được ngân sách sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp nhanh chóng và lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.

Bước 3: Khảo sát phòng họp

– Xác định số lượng người tham dự:

Có thể chia ra các mức độ như sau:

Cá nhân: Đây có thể là giám đốc, trưởng phòng tham gia hội họp hoặc giáo sư giảng dạy từ xa… Giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí nhất là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp.
Nhóm dưới 10 người: Có thể là một nhóm người tham gia họp giao ban giữa văn phòng chính và chi nhánh. Trong trường hợp này ta sẽ đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng.
Nhóm trên 10 người: Trường hợp này nên chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có độ phân giải cao, khả năng quay quét toàn cảnh, zoom cận cảnh rõ nét những người tham dự… Có thể gắn nhiều camera để quay ở những góc độ/vị trí khác nhau.

– Diện tích phòng họp (dài ,rộng, cao)

– Chất lượng phòng họp: độ sáng, độ vang, vọng khi nói chuyện, khả năng cách âm từ bên ngoài, loại trần, tường, loại bàn ghế…

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Việc lựa chọn thiết bị sẽ theo ngân sách và nhu cầu của khách hàng. Viettelco sẽ lựa chọn các thiết bị đảm bảo và chất lượng.

Bước 5: Lên giải pháp

Giải pháp hội nghị trực tuyến có thể là giải pháp chuyên dụng của các hãng như Polycom, Aver, Cisco,..hay kết hợp phần mềm và thiết bị phần cứng.

Giải pháp đáp ứng được nhu cầu của từng khách hàng cụ thể.

Bước 6: Xây dựng mô hình

Xây dựng mô hình lắp dặt, đấu nối và kết nối giữa các điểm cầu để đảm bảo hoạt động ổn đinh, chất lượng.

Bước 7: Demo

Tùy với nhu cầu Viettelco có thể demo cho khách hàng

Bước 8: Lắp đặt

Sau khi thống nhất phương án và chi phí, Viettelco tiến hành lắp đặt, cài đặt.